BAB 2 : PROSES-PROSES KOMUNIKASI



Proses komunikasi juga boleh digambarkan seperti berikut :
  • Penghantar akan menghantar mesej kepada penerima menggunakan saluran atau media yang tertentu.
  • Mesej yang ingin disampaikan akan diterjemahkan (enkod) ke dalam bentuk lisan atau bukan lisan supaya boleh diterjemahkan semula (dekod) oleh penerima.
  • Seterusnya penerima akan memberikan maklumbalas (feedback) kepada penghantar menggunakan saluran/media yang bersesuaian.

ELEMEN-ELEMEN DI DALAM KOMUNIKASI PERNIAGAAN

1. Penghantar (Sender)
  • Merupakan peserta dalam proses komunikasi di mana beliau menghantar mesej-mesej kepada penerima.
  • Mempunyai kemahiran konseptual terhadap organisasi dan memahami keperluan perniagaan.
  • Selalunya mempunyai jawatan atau taraf yang lebih tinggi dan telah diberi tanggungjawab untuk melaksanakan misi perniagaan.
  • Kredibiliti penghantar juga penting kerana ia menentukan tahap anggapan penerima terhadap penghantar dari segi keupayaan atau kebolehpercayaan.
2. Mesej (Message)
  • Samada dalam bentuk bertulis, lisan atau bukan lisan yang ingin disampaikan kepada penerima.
  • Mesej disampaikan untuk tujuan tertentu seperti untuk memberitahu, memujuk, menerangkan polisi atau peraturan terkini.
3. Saluran (Channel)
  • Merupakan perantara yang digunakan oleh penghantar untuk berkomunikasi dengan penerima.
  • Samada dalam bentuk lisan atau bukan lisan seperti bertemtang mata/bersemuka, talian telefon, sidang video, menulis surat, memo dan laporan.
4. Penerima (Receiver)
  • Individu/kumpulan yang menerima mesej oleh penghantar.
  • Boleh terdiri daripada pelanggan, masyarakat, institusi kewangan, pesaing, kerajaan.
  • Penerima selalunya akan membuat ramalan atau pra-penilaian terhadap idea-idea dan perasaan yang boleh mempengaruhi maklumbalas mereka.
5. Maklumbalas (Feedback)
  • Terdiri daripada mesej-mesej (lisan dan bukan lisan) yang menunjukkan reaksi kepada mesej yang dikomunikasikan.
  • Berdasarkan maklumbalas, penghantar mengetahui samada untuk mengubah atau menghentikan komunikasi kerana penerima akan memberitahu apa yang mereka rasa (seperti tanya soalan, senyum, menguap)
6. Keadaan/Situasi/Konteks (Contex)
  • Merujuk kepada situasi atau tempat di mana komunikasi tersebut berlaku.
  • Semua faktor-faktor yang memberi kesan kepada perjalanan meseej termasuklah persekitaran dan budaya.

HALANGAN KOMUNIKASI

Boleh menyebabkan salah faham dan kekeliruan serta komunikasi tergendala atau terus terhenti.

1. Penghantar
  • Kurang membuat persediaan dari segi bahan dan tidak mengetahui taraf penerima/audien.
  • Kurang berkemahiran dan tidak mahir menggunakan perkataan.
  • Personaliti yang tidak menarik seperti cepat naik marah, intonasi suara yang negatif dan berkelakuan kasar.
  • Membuat pandangan pertama yang tidak baik seperti tidak menggunakan pakaian yang sesuai, teragak-agak menyampaikan mesej dan tidak menunjukkan sikap ramah.
  • Tidak membuat semakan semula terutama jika mesej yang disampaikan berbentuk penulisan (seperti ejaan yang salah)
  • Kurang mahir menggunakan bahasa yang sesuai terutama jika penerima hanya memahami satu bahasa sahaja.

2. Penerima
  • Tidak ada minat untuk mendengar atau membaca mesej. Penerima mungkin lari atau berhenti daripada menerima mesej.
  • Masalah dalam memberi penumpuan terutama apabila lebih daripada satu mesej disampaikan dalam satu masa.
  • Penerima memilih untuk mendengar apa mereka suka sahaja.
  • Kurang memberi maklumbalas dan menyebabkan penghantar membuat andaian yang penerima tidak boleh menerima mesej yang disampaikan.

3. Mesej
  • Tahap penumpuan yang rendah atau tidak tersusun, keadaan intonasi dan bahasa yang tidak sesuai serta kesilapan teknikal boleh menyebabkan masalah.
  • Terlalu banyak 'you knows' atau 'aaaa' akan mengurangkan kesan terhadap mesej yang disampaikan.
  • Tulisan buruk, kertas kotor dan tidak mengikut format penulisan menyebabkan mesej sukar difahami.

4. Saluran
  • Gangguan bunyi bising  (ketawa atau jeritan kuat) menghalang penghantaran mesej dan boleh mengubah maksud asal mesej.
  • Dalam penulisan seperti penggunaan kertas comot atau dakwat yang kurang jelas.

5. Maklumbalas
  • Keadaan yang tidak menggalakkan perbincangan seperti sesebuah organisasi yang tidak membenarkan pekerja memberi pendapat atau pandangan.
  • Pekerja yang takut kehilangan pekerjaan akan berhenti daripada memberi maklumbalas.

6. Keadaan/Situasi/Kontek
  • Gagal untuk memahami budaya dan bahasa yang berbeza boleh menimbulkan salah faham.
  • Maklumat yang terlalu banyak (information overload) disebabkan oleh keadaan persekitaran yang berubah dan penggunaan teknologi yang semakin canggih.