BAB 6 : PENGORGANISASIAN

DEFINISI - Pengorganisasian bermaksud gabungan 2 orang atau lebih yang bekerja bersama untuk mencapai objektif. Pengorganisasian adalah penyusunan sumber organisasi dengan berkesan untuk mencapai matlamat.

FUNGSI DAN KEPENTINGAN PENGORGANISASIAN
  1. Menentukan pencapaian objektif yang dirancang.
  2. Membantu pengurus melaksanakan perancangan.
  3. Mengawal tingkahlaku pekerja supaya mematuhi norma dan prosedur yang ditetapkan.
  4. Tetapkan autoriti dan rantaian arahan untuk percepatkan keputusan.

PRINSIP PENGORGANISASIAN

1. Pengkhususan Kerja (Memberi tugas dan jawatan mengikut kelayakan)
  • Pembahagian kerja kepada beberapa tugas kecil.
  • Membolehkan pekerja menumpukan perhatian kepada tugas tertentu.
  • Dapat tingkatkan kemahiran.
2. Kesatuan Arahan (Arahan hanya daripada ketua sahaja)
  • Seorang pekerja hanya ada seorang ketua (tidak lebih)
  • Pekerja hanya melapor kepada seorang ketua sahaja terhadap sebarang masalah.
3. Kesatuan Objektif (Hanya mempunyai satu objektif utama untuk dicapai)
  • Semua pekerja perlu berlandaskan kepada objektif yang sama.
4. Garis Autoriti (Hak-hak kuasa, dilihat pada carta organisasi)
  • Ia menunjukkan kuasa dan tanggungjawab yang jelas antara semua pekerja dalam organisasi.
5. Jangkauan Kawalan (Kuasa yang ada pada ketua terhadap pekerja)


DELEGASI TUGAS

Delegasi Tugas Bermaksud - Pembahagian kuasa/autoriti kepada pekerja.

Terdapat 2 Jenis Delegasi Iaitu PEMUSATAN dan PEMENCARAN :-

PEMUSATAN - Autoriti dipegang oleh ketua sahaja, jika autoriti diturunkan kepada pekerja, ianya hanya sedikit dan terbatas.

KEBAIKAN PEMUSATAN
  • Hanya sedikit seratan prosedur dan polisi yang diberikan kepada lini (Pengurus Bawahan) yang lebih rendah.
  • Kawalan ketat, pihak pengurusan bawah tidak banyak kuasa untuk mempertikai.
  • Kurang risiko berlaku kesalahan dalam organisasi.
  • Halang daripada terjadi pertindihan kuasa.
KEBURUKAN PEMUSATAN
  • Penyalahgunaan kuasa mudah terjadi pada pengurus.
  • Kurangnya pembabitan pengurus bawahan dan sederhana dalam kerja membantu.
  • Kurang bermotivasi dikalangan pengurusan bawahan.
  • Tekanan kepada pengurus atasan kerana banyak tanggungjawab.

PEMENCARAN - Ketua menurunkan sebahagian autoritinya kepada pekerja peringkat bawah, pengurus akan membenarkan pekerja bawahan membuat keputusan sendiri.

KEBAIKAN PEMENCARAN
  • Pengurus lebih mudah memutuskan keputusan kerana dibantu oleh pekerja.
  • Pengurus menjadi lebih bertanggungjawab ke atas keputusan yang diambil kerana memikirkan kepentingan pekerjanya.
  • Pengurus menjadi lebih kreatif hasil perkongsian idea antara ketua dan pekerja.
KEBURUKAN PEMENCARAN
  • Sukar mengkordinasikan undang- undang perniagaan.
  • Polisi tidak seragam.
  • Pengurusan atasan tidak mendapat pengalaman kerja yang banyak kerana kurang membuat kerja sendiri.

STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi Mempunyai 3 Bentuk, Iaitu :-

 1. Struktur Organik :-

  • Struktur organik mengikut produk
  • Struktur organik mengikut pengguna
  • Struktur organik mengikut kawasan

2. Stuktur Birokratik/Fungsian.

3. Struktur Matrik (Gabungan 1+2)
Struktur Organik - Pembahagian jabatan mengikut produk, pengguna dan kawasan. Biasanya ia dilakukan oleh organisasi yang menghasilkan banyak produk. Cara ini dapat meningkatkan kemahiran dalam sesuatu produk.

STRUKTUK ORGANIK MENGIKUT PRODUK
KEBAIKAN
  1. Setiap jabatan mempunyai pengurus khas untuk setiap produk.
  2. Mudah menangani masalah kerana sudah mahir dalam bidang mereka.
KEBURUKAN
  1. Pengurus kurang tumpu perhatian bagi pengeluaran produk lain kerana banyak tumpu kepada pengeluaran produk dalam bidang sendiri.
  2. Pekerja hanya mahir dalam satu bidang sahaja, tidak mahir dalam badang lain.

STRUKTUR ORGANIK MENGIKUT PENGGUNA
KEBAIKAN
  1. Dapat tingkatkan tahap perkhidmatan dan kemahiran pekerja untuk memenuhi kehendak pengguna.
KEBURUKAN
  1. Pertindihan usaha dalam urus operasi kerana penekanan untuk pengguna dan bukannya tugas.
  2. Melibatkan kos yang tinggi, orang kena upah, latih dan bangunkan ramai pengurus untuk setiap jenis pengguna.

STRUKTUR ORGANIK MENGIKUT KAWASAN
KEBAIKAN
  1. Pengurus mempunyai pengetahuan luas tentang kehendak dan gelagat pengguna bagi kawasan masing-masing.
KEBURUKAN
  1. Pengurus rasa kurang kuasa untuk mengawal pekerja cawangan.



Struktur Birokratik/Fungsian - Pembahagian jabatan mengikut tugas dan fungsi yang dijalankan oleh setiap jabatan.


 STRUKTUR BIROKRATIK/FUNGSIAN
KEBAIKAN
  1. Pekerja menumpukan perhatian kepada kerja yang mereka lakukan kerana adanya pengkhususan terhadap tugas.
  2. Pekerja dapat memahirkan diri dalam bidang mereka kerana melakukan kerja yang sama dalam jabatan.
  3. Pekerja mudah dilatih dalam jabatan kerana bidang pengkhususan yang sama.
  4. Kos dan masalah pengurusan dapat dikurangkan kerana wujud perkongsian sumber.
KEBURUKAN
  1. Tiada pertukaran idea antara jabatan lain kerana bidang tugas yang berbeza.
  2. Kos yang tinggi, masa yang panjang kerana masalah yang timbul di jabatan perlu dibawa ke jabatan lain.
  3. Pekerja sesuatu jabatan lebih pentingkan jabatan sendiri daripada organisasi keseluruhan.


Struktur Matrik - Gabungan antara struktur organik dan struktur birokratik (pekerja akan laporkan kepada lebih seorang ketua) banyak berlaku kepada organisasi yang mempunyai aktiviti berprojek seperti pembinaan, kejuruteraan dan perunding. (Mempunyai lebih ramai ketua)

STRUKTUR MATRIK

KEBAIKAN
  1. Boleh kendalikan matlamat serentak kerana mempunyai 2 penugas autoriti.
  2. Kerjasama antara bidang menjadikan kerja lebih cekap dan berkesan.
  3. Komunikasi pekerja boleh menigkat.
KEBURUKAN
  1. Terlalu kompleks, timbul banyak masalah.
  2. Kos pengeluaran meningkat.
  3. Jumlah ketua yang ramai boleh menyebabkan salah faham.


JANGKAUAN KAWALAN LUAS / LEBAR / MENDATAR
  • Seorang pengurus mempunyai ramai staf bawahan.
  • Diamalkan kakitangan bawahan dengan melakukan tugas masing-masing tanpa perlu dikawal ketat dan arahan terperinci daripada penyelia.


JANGKAUAN KAWALAN SEMPTI / KECIL / TIRUS / MENEGAK
  • Ketua mempunyai staf bawahan yang sedikit.
  • Diamalkan apabila staf bawahan perlu banyak perhatian daripada ketua terutama staf yang kurang berkemhiran.
  • Tugas adalah rumit (kompleks) perlukan arahan daripada ketua.