BAB 7 : PENSTAFAN
DEFINISI PENSTAFAN - Proses untuk organisasi memastikan bilangan pekerja mencukupi dan mempunyai kemahiran yang bersesuaian dengan keperluan organisasi.
  • Proses penstafan perlulah dijalankan dengan berhati-hati supaya dapat memastikan sumber manusia organisasi adalah produktif dan mampu menjalankan segala perancangan.

FUNGSI PENSTAFAN

1. Penstafan
  • Analisis Kerja - Proses sistematik untuk menentukan kemahiran, tugas dan pengetahuan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dalam organisasi.
  • Perancangan Sumber Manusia - Proses sistematik dalam menilai keperluan sumber manusia untuk memastikan bilangan pekerja mencukupi dengan kemahiran yang diperlukan.
  • Pengambilan - Proses menarik perhatian individu yang berkelayakan dan menggalakkan mereka untuk memohon (Keluarkan Iklan)
  • Pemilihan - Proses organisasi akan melakukan pemilihan daripada sekumpulan pemohon yang bersesuaian dengan jawatan yang diiklankan.
2. Pembangunan Sumber Manusia
  • Latihan - Direka bentuk bagi menyediakan individu dengan pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan untuk menjayakan tugas mereka (Contoh - Pekerja baru < 1 tahun bekerja)
  • Pembangunan - Melibatkan pembelajaran yang memberi tumpuan jangka panjang dan melebihi apa yang diperlukan oleh tugas semasa individu (Contoh - Pekerja lama > 1 tahun bekerja)
  • Perancangan Kerjaya - Individu menetapkan matlamat kerjaya dan menentukan cara untuk mencapainya. Ia juga merupakan pendekatan formal yang digunakan oleh organisasi untuk memastikan individu yang mempunyai kelayakan dan pengalaman sesuai tersedia apabila diperlukan (Pekerja merancang - Memohon Kerja)
  • Penilaian Prestasi - Menilai prestasi individu dan pasukan dalam melaksanakan tugas yang disediakan. Biasanya dilakukan setahun sekali.
3. Pampasan Dan Faedah (Berkaitan Gaji Dan Upah)
  • Sistem pampasan yang baik mampu menyediakan pekerja dengan ganjaran yang mencukupi dan adil.
  • Pampasan melibatkan semua ganjaran yang diterima oleh individu.
  • Ganjaran - Ganjaran kewangan yang diterima oleh individu kerana melaksanakan kerja tersebut.
  • Faedah sampingan - Tambahan kepada ganjaran kewangan yang diterima seperti cuti sakit, cuti tahunan, insurans, perubatan.
  • Ganjaran bukan berbentuk kewangan - Keselesaan kepada individu dalam melaksanakan tugasnya seperti keselesaan tempat kerja dan hubungan baik dengan ketua.
4. Keselamatan Dan Kesihatan (Ditempat Kerja)
  • Keselamatan melibatkan perlindungan pekerja daripada kecederaan yang disebabkan oleh kemalangan yang berkaitan.
  • Kesihatan pekerja yang bebas penyakit serta berada dalam keadaan fizikal dan mental yang baik.
  • Aspek tersebut mesti dititikberat oleh organisasi kerana pekerja yang bekerja dalam persekitaran yang selamat dan sihat akan menjadi lebih produktif.
5. Perhubungan Perusahaan
  • Melibatkan hubungan antara pihak pekerja dengan majikan serta aktiviti yang berkaitan dengan hubungan tersebut.
  • Di Malaysia, perhubungan perusahaan agak perlahan. Ini disebabkan wujudnya campur tangan pihak kerajaan serta majikan telah mula menyedari tentang pentingnya memelihara perhubungan perusahaan yang harmoni.
  • Ini telah menyebabkan penurunan pengaruh kesatuan terhadap permasalahan organisasi sehingga pekerja tidak melihat kepentingan kesatuan terhadap masa depan mereka.

PENGURUS SUMBER MANUSIA

Fungsi Pengurus Sumber Manusia :-

1. PERANCANGAN SUMBER MANUSIA

  • Proses mengkaji keperluan sumber manusia organisasi dan menyusun langkah-langkah untuk memenuhi permintaan ini.
  • Perlu dibuat (perancangan sumber manusia) terlebih dahulu sebelum organisasi melakukan aktiviti pengambilan kakitangan supaya sentiasa bersedia menghadapi persekitaran yang berubah.
  • Dapat mengetahui jumlah pekerja yang diperlukan organisasi.
  • Dapat mengenalpasti keperluan tenaga pekerja pada masa hadapan, membandingkan keperluan ini dengan bekalan pekerja yang sedia ada,  menentukan bilangan dan jenis pekerja yang harus diambil atau diberhentikan.
  • Perancangan Sumber Manusia merupakan penyebab tertubuhnya sesuatu organisasi.

Melibatkan 2 aktiviti iaitu Analisa Kerja & Ramalan Sumber Manusia:-

(A) Analisa Kerja
  • Kajian mendalam yang dilakukan bagi mengenalpasti tugas-tugas yang perlu disempurnakan oleh penjawat sesuatu jawatan serta syarat-syarat yang mesti ada sebelum seseorang individu menyandang jawatan tersebut.
  • Dua perkara diperolehi daripada hasil analisis :-
  • (a) Huraian Kerja - Satu senarai bertulis yang menerangkan tentang tugas dan tanggungjawab yang perlu disempurnakan oleh seseorang penjawat jawatan.
  • (b) Spesifikasi Kerja - Menerangkan tentang kemahiran, pendidikan dan pengalaman yang perlu dimiliki oleh seseorang individu yang akan menjawat sesuatu jawatan itu.
(B) Ramalan Sumber Manusia
  • Perlu mengetahui perkembangan semasa keadaan buruh.
  • Mengenalpasti keperluan sumber manusia di masa depan berdasarkan perancangan perniagaan organisasi.
  • Melibatkan keperluan kepada kakitangan baru, kenaikan pangkat dan perpindahan pekerjaan.
  • Semakin tinggi jawatan yang dipohon semakin banyak kemahiran yang diperlukan.

2. PENGREKRUTAN
  • Untuk mengambil pekerja.
  • Dua sumber utama pengambilan pekerja :-
  • (a) Sumber Dalaman - Pekerja dalam organisasi.
  • (b) Sumber Luaran - Melalui iklan dalam surat khabar, radio dan internet terbuka kepada orang awam.

3. PEMILIHAN

Pelbagai kaedah boleh digunakan mengikut keperluan tugas dalam organisasi. Antaranya :-

(a) Borang Permohonan
  • Memberi borang kepada calon untuk diisi butiran peribadi.
  • Digunakan sebagai alat untuk menyaring calon yang sesuai untuk dipanggil menghadiri temuduga.

(b) Saringan
  • Dapat kurangkan kos pengrekrutan yang perlu ditanggung.
  • Dapat mengenalpasti calon yang sesuai untuk dipertimbangkan.
  • Contoh - Iklan keluar daripada surat khabar kemudian colon menghantar resume.

(c) Ujian
  • Berkaitan dengan tugas yang bakal diisi.
  • Keputusan ujian dapat menggambarkan prestasi calon semasa menjalankan tugas sebenar.

(d) Temuduga
  • Satu sesi perbualan yang formal bagi membolehkan penemuduga menilai calon yang ingin dipertimbangkan.
  • Teknik pemilihan yang paling berkesan.
  •  Perbualan untuk melihat bakal pekerja dengan lebih dekat.

(e) Semak Rujukan Dan Latar Belakang
  • Mengetahui maklumat calon daripada mereka yang telah kenal secara lebih rapat dengannya.
  • Mendapatkan sumber dalaman.
  • Dua jenis rujukan :-
  • (a) Semak Rujukan Peribadi - Memberi maklumat tentang sikap pemohon.
  • (b) Semak Rujkan Pekerjaan - Memberi input tentang sejarah pekerjaan calon.

(f) Ujian Fizikal Dan Kesihatan
  • Melihat tahap kesihatan calon sebelum mengambil bekerja.

4. ORIENTASI DAN SUAIKENAL
  • Pendedahan kepada maklumat khusus tentang tugas yang perlu dijalankan dan juga maklumat umum tentang organisasi.
  • Dapat membantu pekerja baru menyesuaikan diri mereka dengan organisasi dan tugas.
  • Memudahkan pekerja mempelajari tugas mereka dan seterusnya memendekkan tempoh pembelajaran dalam tugas.

5. LATIHAN DAN PEMBANGUNAN

Usaha organisasi untuk membolehkan pekerja mempelajari kemahiran, pengetahuan atau gelagat yang berkaitan dengan kerja.

Dua Kaedah Latihan Iaitu On Job Trainig & Off Job Training :-

(i) Latihan Semasa Bekerja (On Job Training)

- Aktiviti latihan yang dilaksanakan serentak dengan waktu bekerja.

- Jenis latihan yang biasa :-

(a) Program Perantisan
  • Satu program yang perlu dilalui oleh calon dimana pekerja tersebut dikehendaki bekerja untuk satu tempoh yang ditetapkan dengan mempelajari dan melakukan tugas-tugas yang tertentu sebelum diterima sebagai pekerja bertaraf.
(b) Mentor
  • Menasihati menti dan kakitangan baru yang akan dibimbing oleh kakitangan yang lebih kanan agar pembelajaran dapat dilakukan semasa kerja dengan berkongsi pendapat, kemahiran dan kepakaran.
(c) Pusingan Kerja
  • Kakitangan yang sedia ada diberi latihan melalui pemindahan secara sistematik dari satu bahagian ke bahagian yang lain.
  • Ini dapat mendedahkan kakitangan berkenaan kepada tugas-tugas yang baru dan dapat mempelbagaikan kemahiran serta pengetahuan.
  • Membantu pekerja mendapat pengalaman sebenar kerana dapat menjalani latihan di tempat kerja yang sebenar.
  • Dapat menjimatkan kos kerana tempoh latihan boleh dipanjangkan mengikut kesesuaian masa.

(ii) Latihan Di Luar Kerja (Off Job Training)
  • Latihan yang dijalankan diluar masa kerja.
  • Contoh; dipusat latihan, bilik seminar organisasi atau di mana sahaja lokasi yang bukan tempat kerja.
  • Membolehkan pekerja menjalani latihan dalam persekitaran yang terkawal tanpa gangguan.

6. PENILAIAN PRESTASI

Prestasi kakitangan dinilai untuk dibandingkan dengan piawaian prestasi yang ditetapkan oleh organisasi.

Tujuan
  • Untuk memastikan pekerja menonjolkan gelagat dan prestasi yang menyokong pelaksanaan matlamat organisasi.
  • Mengetahui sejauh mana aktiviti latihan dan pembangunan yang diberikan berjaya meningkatkan prestasi dan kemampuan mereka.
  • Membantu menentukan keputusan pemberian ganjaran dan kenaikan pangkat.
  • Memberi input bagi sebarang tindakan disiplin seperti penurunan pangkat atau pemerhatian pekerja.
Kaedah
  • Membandingkan prestasi kerja antara pekerja.
  • Mengukur ciri-ciri sifat yang tertentu seperti inisiatif, pengetahuan dan tanggungjawab.
  • Bandingkan hasil kerja individu dengan set piawai yang ditetapkan.

7. PENTADBIRAN GANJARAN DAN PAMPASAN
  • Imbuhan yang diberikan kepada seseorang sebagai pertukaran bagi perlaksanaan kerja yang ditentukan oleh organisasi.
  • Dapat menarik dan mengekalkan jumlah serta kuantiti pekerja yang mencukupi disamping itu boleh meningkatkan motivasi.

8. KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJA

- Bertujuan mewujudkan tahap kepuasan serta motivasi yang tinggi di kalangan pekerja.

- Perkara yang perlu diambil perhatian :-
  • Keselamatan dan keselesaan ditempat kerja.
  • Keselamatan dalam perjalanan ke tempat kerja
  • Kesihatan pekerja, kotak pertolongan cemas dan panel perubatan percuma.

9. PERHUBUNGAN INDUSTRI
  • Kesatuan sekerja.